Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản quan trọng khi doanh nghiệp kết thúc quan hệ lao động với nhân sự. Văn bản này thường được dùng để xác nhận ngày nghỉ việc, căn cứ chấm dứt, quyền lợi còn lại và trách nhiệm bàn giao. Nếu soạn không rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xử lý lương, bảo hiểm, trợ cấp hoặc hồ sơ lao động sau nghỉ việc. Bài viết dưới đây được Dịch Thuật AHA biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, cách viết và trường hợp cần dịch thuật công chứng.
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để ghi nhận việc hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động kết thúc. Văn bản này thường được lập khi người lao động nghỉ việc, hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt hoặc thuộc trường hợp chấm dứt theo quy định pháp luật.
Trong hồ sơ nhân sự, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động giúp xác định thời điểm kết thúc quan hệ lao động. Đây cũng là căn cứ để phòng nhân sự, kế toán và các bộ phận liên quan xử lý quyền lợi sau nghỉ việc.
Doanh nghiệp không nên xem quyết định này là văn bản hình thức. Nội dung quyết định cần thống nhất với hợp đồng lao động, đơn xin nghỉ việc, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng nếu có.
Khi nào cần lập quyết định chấm dứt hợp đồng lao động?
Doanh nghiệp nên lập quyết định chấm dứt hợp đồng lao động khi cần có văn bản chính thức để hoàn tất hồ sơ nhân sự. Văn bản này giúp quá trình nghỉ việc rõ ràng hơn và hạn chế tranh chấp sau này.
Các trường hợp thường cần lập quyết định gồm:
- Người lao động có đơn xin nghỉ việc hợp lệ.
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
- Hợp đồng lao động hết hạn và không ký tiếp.
- Người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng.
- Người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng theo căn cứ phù hợp.
- Người lao động nước ngoài kết thúc thời gian làm việc tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp cần hồ sơ để xử lý lương, bảo hiểm, trợ cấp hoặc bàn giao.
Với mỗi trường hợp, căn cứ trong quyết định chấm dứt hợp đồng lao động cần được ghi rõ. Không nên ghi chung chung như “theo nhu cầu công ty” nếu hồ sơ có căn cứ cụ thể.
Xem ngay: Mẫu đơn ly hôn thuận tình 2026
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động cần có nội dung gì?
Một mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động nên có đầy đủ các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, người lao động, căn cứ chấm dứt, ngày hiệu lực và trách nhiệm của các bên.
| Nội dung cần có | Cần ghi gì? | Lưu ý khi soạn |
| Thông tin doanh nghiệp | Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện | Ghi đúng theo hồ sơ doanh nghiệp |
| Thông tin người lao động | Họ tên, chức danh, phòng ban, số giấy tờ cá nhân | Cần khớp hợp đồng lao động |
| Căn cứ chấm dứt | Hợp đồng, đơn nghỉ việc, thỏa thuận hoặc quy định liên quan | Không nên ghi mơ hồ |
| Ngày chấm dứt | Ngày làm việc cuối cùng hoặc ngày hiệu lực | Cần thống nhất với lương, bảo hiểm |
| Quyền lợi còn lại | Lương, phép năm, trợ cấp nếu có | Giao phòng nhân sự/kế toán xử lý |
| Trách nhiệm bàn giao | Công việc, hồ sơ, tài sản, tài khoản công ty | Nên có biên bản bàn giao riêng |
| Chữ ký, đóng dấu | Người có thẩm quyền ký | Cần đúng quy chế nội bộ |
Bảng trên giúp doanh nghiệp hình dung cấu trúc cơ bản. Trên thực tế, mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có thể ngắn hoặc dài tùy quy mô công ty và tính chất hồ sơ.
Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tham khảo
Doanh nghiệp có thể tham khảo bố cục dưới đây khi soạn quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Nội dung cần được điều chỉnh theo hồ sơ thực tế.
QUYẾT ĐỊNH Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Căn cứ Bộ luật Lao động hiện hành;
Căn cứ hợp đồng lao động số … ký ngày … giữa Công ty … và Ông/Bà …;
Căn cứ đơn xin nghỉ việc/thỏa thuận chấm dứt hợp đồng/thông báo chấm dứt hợp đồng ngày …;
Căn cứ nhu cầu quản lý nhân sự của Công ty.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Chấm dứt hợp đồng lao động với Ông/Bà …, chức danh …, phòng ban … kể từ ngày …
Điều 2. Ông/Bà … có trách nhiệm bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ, tài khoản và tài liệu liên quan cho người được phân công trước ngày …
Điều 3. Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán có trách nhiệm thanh toán lương, phép năm, trợ cấp và quyền lợi khác nếu có theo quy định.
Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký hoặc kể từ ngày … Các bộ phận liên quan và Ông/Bà … chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Mẫu trên chỉ mang tính tham khảo. Với trường hợp chấm dứt hợp đồng do kỷ luật, thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế, người lao động mang thai hoặc người lao động nước ngoài, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ căn cứ trước khi ban hành.
Lưu ý khi soạn quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Khi soạn quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần xác định rõ quyết định này đang ghi nhận việc chấm dứt hay là một phần trong quy trình chấm dứt. Đây là điểm rất quan trọng.
Nếu người lao động tự xin nghỉ, doanh nghiệp nên lưu kèm đơn xin nghỉ việc. Nếu hai bên thỏa thuận chấm dứt, nên có văn bản thỏa thuận. Nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, cần kiểm tra lý do, thời hạn báo trước và các trường hợp không được đơn phương chấm dứt.
Một số lỗi thường gặp khi soạn quyết định gồm ghi sai ngày nghỉ việc, thiếu căn cứ chấm dứt, không nêu trách nhiệm bàn giao hoặc không đề cập quyền lợi còn lại. Những lỗi này có thể khiến hồ sơ nhân sự thiếu chặt chẽ.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra thẩm quyền ký. Người ký quyết định chấm dứt hợp đồng lao động cần là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ theo quy chế nội bộ.
Trợ cấp thôi việc có ghi trong quyết định không?
Không phải mọi trường hợp nghỉ việc đều có trợ cấp thôi việc. Tuy nhiên, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp, doanh nghiệp nên thể hiện việc phòng nhân sự hoặc kế toán có trách nhiệm kiểm tra và thanh toán theo quy định.
Trong quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể không cần ghi chi tiết công thức tính trợ cấp. Tuy nhiên, nên có điều khoản giao bộ phận phụ trách thanh toán lương, phép năm, trợ cấp và các khoản liên quan nếu có.
Cách viết an toàn là:
“Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán có trách nhiệm rà soát, thanh toán các quyền lợi liên quan cho người lao động theo quy định pháp luật và quy chế của Công ty.”
Câu này giúp quyết định gọn hơn, nhưng vẫn thể hiện trách nhiệm xử lý quyền lợi sau nghỉ việc.
Checklist trước khi ký quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Trước khi ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra nhanh các nội dung sau:
- Đã xác định đúng lý do chấm dứt hợp đồng.
- Có hồ sơ kèm theo như đơn nghỉ việc, thỏa thuận hoặc thông báo.
- Ngày nghỉ việc khớp với bảng chấm công, lương và bảo hiểm.
- Đã kiểm tra nghĩa vụ báo trước nếu có.
- Đã rà soát lương, phép năm, trợ cấp và quyền lợi còn lại.
- Đã chuẩn bị biên bản bàn giao công việc và tài sản.
- Người ký quyết định có đúng thẩm quyền.
- Tài liệu có cần dịch thuật công chứng nếu dùng cho hồ sơ nước ngoài.
Checklist này giúp doanh nghiệp hạn chế lỗi trong quá trình xử lý hồ sơ nghỉ việc. Với hồ sơ có yếu tố nước ngoài, nên kiểm tra nhu cầu dịch thuật trước khi bàn giao văn bản cho người lao động.
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài
Với người lao động nước ngoài, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có thể được dùng cho nhiều mục đích khác nhau. Văn bản này có thể phục vụ hồ sơ nội bộ, công ty mẹ ở nước ngoài, hồ sơ cư trú, giấy phép lao động hoặc hồ sơ làm việc tại quốc gia khác.
Khi soạn quyết định cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh, ngày bắt đầu làm việc và ngày chấm dứt. Những thông tin này cần thống nhất với hợp đồng lao động, giấy phép lao động và hồ sơ nhân sự.
Nếu người lao động cần dùng quyết định ở nước ngoài, bản dịch có thể được yêu cầu. Khi đó, doanh nghiệp hoặc người lao động nên chuẩn bị bản dịch chính xác, có công chứng hoặc chứng thực nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Khi nào cần dịch thuật công chứng quyết định chấm dứt hợp đồng lao động?
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có thể cần dịch thuật công chứng trong nhiều trường hợp. Phổ biến nhất là khi người lao động dùng tài liệu này cho hồ sơ visa, định cư, xin việc ở nước ngoài hoặc chứng minh kinh nghiệm làm việc.
Doanh nghiệp cũng có thể cần dịch quyết định khi làm việc với công ty mẹ, đối tác quốc tế hoặc cơ quan nước ngoài. Với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, quyết định nghỉ việc đôi khi cần được dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia liên quan.
Khi dịch, cần giữ chính xác các thông tin quan trọng như tên công ty, họ tên người lao động, chức danh, phòng ban, ngày hiệu lực và căn cứ chấm dứt. Sai lệch nhỏ về ngày tháng hoặc tên riêng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa.
Dịch Thuật AHA hỗ trợ gì?
Dịch Thuật AHA hỗ trợ dịch thuật công chứng quyết định chấm dứt hợp đồng lao động và nhiều tài liệu nhân sự liên quan. Dịch vụ phù hợp với cá nhân cần hồ sơ đi nước ngoài và doanh nghiệp có nhân sự nước ngoài tại Việt Nam.
AHA có thể hỗ trợ dịch:
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
- Hợp đồng lao động.
- Phụ lục hợp đồng.
- Giấy xác nhận công tác.
- Quyết định bổ nhiệm.
- Bảng lương, xác nhận thu nhập.
- Hồ sơ người lao động nước ngoài.
- Tài liệu nhân sự và hồ sơ doanh nghiệp.
Với kinh nghiệm từ năm 2015, Dịch Thuật AHA chú trọng sự chính xác của thông tin trong từng bản dịch. AHA hỗ trợ hơn 50 hệ thống ngôn ngữ, phù hợp với hồ sơ tiếng Anh, Nhật, Hàn, Trung, Pháp, Đức và nhiều ngôn ngữ khác.
FAQ về quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có bắt buộc không?
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nên lập văn bản này để hoàn tất hồ sơ nhân sự. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động giúp xác nhận ngày nghỉ việc, căn cứ chấm dứt và trách nhiệm của các bên.
Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động cần ghi gì?
Mẫu quyết định cần ghi thông tin doanh nghiệp, người lao động, căn cứ chấm dứt, ngày hiệu lực, quyền lợi còn lại, trách nhiệm bàn giao và chữ ký của người có thẩm quyền.
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có cần ghi lý do không?
Nên ghi rõ căn cứ hoặc lý do chấm dứt. Ví dụ hết hạn hợp đồng, người lao động xin nghỉ, hai bên thỏa thuận hoặc căn cứ khác phù hợp với hồ sơ.
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có cần dịch công chứng không?
Có thể cần nếu tài liệu dùng cho hồ sơ nước ngoài, visa, định cư, xin việc quốc tế, công ty mẹ ở nước ngoài hoặc hồ sơ của người lao động nước ngoài.
Dịch Thuật AHA có dịch quyết định chấm dứt hợp đồng lao động không?
Có. Dịch Thuật AHA hỗ trợ dịch thuật công chứng quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, bảng lương và tài liệu nhân sự liên quan.
Kết luận
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản quan trọng trong hồ sơ nghỉ việc. Doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin người lao động, căn cứ chấm dứt, ngày hiệu lực, quyền lợi sau nghỉ việc và trách nhiệm bàn giao.
Khi soạn quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ kèm theo, thẩm quyền ký và các quyền lợi cần thanh toán. Với người lao động nước ngoài hoặc hồ sơ dùng ở nước ngoài, bản dịch công chứng có thể cần.
Cần dịch thuật công chứng quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc tài liệu nhân sự liên quan. <strong>Dịch Thuật AHA có thể hỗ trợ kiểm tra tài liệu, dịch hơn 50 hệ thống ngôn ngữ và bàn giao bản dịch theo đúng mục đích sử dụng.
📞 LIÊN HỆ DỊCH THUẬT AHA – TƯ VẤN MIỄN PHÍHotline Hà Nội: 0987 93 58 59
Email: [email protected]
Địa chỉ: Số 20, Ngõ 20 Ngụy Như Kon Tum, Thanh Xuân, Hà Nội
Website: dichthuataha.com
Nhận hồ sơ qua Zalo & Email 24/7 – Báo giá trong 15 phút – Dịch công chứng lấy ngay trong ngày
Đào Xuân Ánh : chức vụ giám đốc công ty Dịch Thuật AHA, CÔNG TY TNHH DỊCH THUẬT AHA không chỉ nhìn nhận dịch thuật là sự chuyển đổi câu chữ, mà là sứ mệnh phá vỡ mọi giới hạn ngôn ngữ để kết nối những giá trị Việt ra toàn cầu.
