Dịch thuật giấy phép lao động có thể là chuyển ngữ giấy phép đã được cấp hoặc dịch các tài liệu phục vụ hồ sơ xin work permit cho người nước ngoài. Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe cần được dịch chính xác, thống nhất với hộ chiếu và vị trí công việc dự kiến. Bài viết dưới đây được đội ngũ Dịch Thuật AHA biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ giấy tờ cần dịch, hình thức xác nhận, bảng giá tham khảo và những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ.
Lưu ý: Quy định về lao động nước ngoài, giấy phép lao động và thành phần hồ sơ có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và đối chiếu với hồ sơ thực tế trước khi nộp.
Dịch thuật giấy phép lao động là gì?
Dịch thuật giấy phép lao động là quá trình chuyển ngữ giấy phép đã được cấp hoặc những tài liệu liên quan đến hồ sơ lao động nước ngoài sang ngôn ngữ được cơ quan, doanh nghiệp hoặc đối tác tiếp nhận yêu cầu.
Nhu cầu dịch thuật thường được chia thành hai nhóm chính.
Dịch giấy phép lao động đã được cấp
Giấy phép lao động đã được cấp tại Việt Nam có thể cần dịch sang tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn hoặc ngôn ngữ khác để:
- Báo cáo cho công ty mẹ ở nước ngoài;
- Hoàn thiện hồ sơ nhân sự quốc tế;
- Làm thủ tục cư trú, bảo hiểm hoặc ngân hàng;
- Phục vụ hồ sơ điều chuyển nhân sự;
- Lưu trữ tài liệu song ngữ;
- Nộp cho đối tác hoặc cơ quan tại quốc gia khác.
Bản dịch cần thể hiện đúng họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, vị trí công việc, chức danh, doanh nghiệp sử dụng lao động và thời hạn của giấy phép.
Dịch tài liệu phục vụ hồ sơ xin giấy phép lao động
Đây là nhu cầu phổ biến hơn đối với doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài. Các tài liệu do nước ngoài cấp thường cần được dịch sang tiếng Việt để sử dụng trong hồ sơ hành chính tại Việt Nam.
Tài liệu có thể gồm:
- Bằng đại học hoặc chứng chỉ nghề;
- Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc;
- Quyết định bổ nhiệm;
- Lý lịch tư pháp;
- Giấy khám sức khỏe;
- Văn bản cử người lao động sang Việt Nam;
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận với đối tác Việt Nam;
- Tài liệu chứng minh vị trí chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật.
| Nhu cầu | Tài liệu được dịch | Mục đích sử dụng |
| Dịch giấy phép đã cấp | Giấy phép lao động Việt Nam | Dùng tại doanh nghiệp hoặc nước ngoài |
| Dịch hồ sơ xin cấp mới | Bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp | Nộp hồ sơ tại Việt Nam |
| Dịch hồ sơ cấp lại | Giấy phép cũ và giấy tờ liên quan | Thực hiện thủ tục cấp lại |
| Dịch hồ sơ gia hạn | Giấy phép, tài liệu công việc | Kéo dài thời gian làm việc |
| Dịch hồ sơ miễn giấy phép | Tài liệu chứng minh điều kiện | Xin xác nhận hoặc thực hiện thông báo |
Quy định hiện hành về giấy phép lao động cho người nước ngoài
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực từ ngày 7/8/2025, quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Văn bản điều chỉnh điều kiện, hồ sơ và thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động cùng giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Nghị định này thay thế nội dung liên quan đến lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Theo quy định hiện hành, các vị trí người lao động nước ngoài có thể đảm nhiệm bao gồm:
- Nhà quản lý;
- Giám đốc điều hành;
- Chuyên gia;
- Lao động kỹ thuật.
Việc xác định đúng vị trí có ý nghĩa quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến loại bằng cấp, số năm kinh nghiệm và tài liệu chứng minh cần chuẩn bị.
Chẳng hạn, chuyên gia thường cần có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến. Một số lĩnh vực ưu tiên có thể áp dụng điều kiện kinh nghiệm riêng. Lao động kỹ thuật có thể được chứng minh thông qua thời gian đào tạo và kinh nghiệm hoặc số năm kinh nghiệm phù hợp theo trường hợp cụ thể.
Những trường hợp thường cần dịch thuật giấy phép lao động
Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài có thể phát sinh nhu cầu dịch trong các trường hợp sau:
Xin cấp giấy phép lao động mới
Người lao động lần đầu làm việc tại Việt Nam thường phải chuẩn bị tài liệu chứng minh nhân thân, chuyên môn, kinh nghiệm và hình thức làm việc.
Phần lớn giấy tờ được cấp tại nước ngoài cần được xử lý về ngôn ngữ trước khi nộp tại Việt Nam.
Cấp lại giấy phép lao động
Thủ tục cấp lại có thể phát sinh khi giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi thông tin thuộc trường hợp được cấp lại.
Nếu có tài liệu mới do nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu dịch và xác nhận trước khi nộp.
Gia hạn giấy phép lao động
Hồ sơ gia hạn có thể cần giấy phép hiện tại, tài liệu chứng minh người lao động tiếp tục làm việc đúng vị trí và các văn bản liên quan đến người sử dụng lao động.
Thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc
Theo hướng dẫn áp dụng Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động đang có giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc, dù không thay đổi người sử dụng lao động, có thể phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép mới.
Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm và tài liệu cử sang làm việc để bảo đảm phù hợp với vị trí mới.
Xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Một số trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo. Hình thức áp dụng phụ thuộc vào nhóm đối tượng cụ thể.
Ví dụ, người lao động thuộc một số trường hợp làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày trong một năm có thể không phải thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng vẫn phải thông báo trước với cơ quan có thẩm quyền.
Hồ sơ xin giấy phép lao động thường cần dịch những gì?
Tài liệu cần dịch phụ thuộc vị trí làm việc, quốc gia cấp giấy tờ, hình thức vào Việt Nam làm việc và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
| Nhóm tài liệu | Giấy tờ thường gặp | Nội dung cần kiểm tra |
| Nhân thân | Hộ chiếu, giấy tờ nhận dạng | Họ tên, ngày sinh, quốc tịch |
| Trình độ | Bằng đại học, bằng nghề, chứng chỉ | Chuyên ngành, cơ sở đào tạo |
| Kinh nghiệm | Xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm | Chức danh, thời gian, nhiệm vụ |
| Tư pháp | Lý lịch tư pháp hoặc giấy tương đương | Ngày cấp, cơ quan cấp |
| Sức khỏe | Giấy khám sức khỏe nước ngoài | Cơ sở khám, kết luận sức khỏe |
| Cử sang làm việc | Văn bản cử hoặc điều chuyển | Doanh nghiệp, thời hạn, vị trí |
| Hợp đồng | Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ | Các bên, phạm vi công việc |
| Doanh nghiệp | Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động | Tên và tư cách pháp lý |
| Tài liệu bổ sung | Điều lệ, cơ cấu tổ chức, thư giải trình | Vai trò và chức danh thực tế |
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ có thể bao gồm văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, tài liệu phù hợp với hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Không phải hồ sơ nào cũng phải nộp toàn bộ tài liệu trong bảng. Doanh nghiệp cần căn cứ vào vị trí và trường hợp cụ thể để tránh dịch thừa giấy tờ.
Dịch bằng cấp làm giấy phép lao động
Bằng cấp là tài liệu quan trọng khi người lao động xin giấy phép ở vị trí chuyên gia hoặc một số vị trí cần chứng minh trình độ chuyên môn.
Bản dịch cần thể hiện chính xác:
- Tên cơ sở đào tạo;
- Tên văn bằng;
- Chuyên ngành;
- Trình độ;
- Ngày cấp;
- Số hiệu văn bằng;
- Hình thức đào tạo nếu tài liệu có ghi;
- Chữ ký và con dấu.
Tên chuyên ngành phải được dịch phù hợp với vị trí công việc dự kiến. Tuy nhiên, người dịch không được thay đổi tên ngành để làm cho văn bằng “phù hợp hơn” với hồ sơ.
Nếu chuyên ngành trên bằng và vị trí công việc có sự khác biệt, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng chứng minh bằng kinh nghiệm, nội dung công việc hoặc tài liệu bổ sung. Đây là vấn đề hồ sơ, không phải nội dung mà bản dịch có thể tự điều chỉnh.
Dịch xác nhận kinh nghiệm làm việc
Giấy xác nhận kinh nghiệm thường được dùng để chứng minh người lao động từng đảm nhiệm vị trí hoặc làm việc trong lĩnh vực phù hợp.
Bản dịch nên thể hiện rõ:
- Tên doanh nghiệp xác nhận;
- Địa chỉ và thông tin doanh nghiệp;
- Họ tên người lao động;
- Thời gian làm việc;
- Chức danh;
- Lĩnh vực chuyên môn;
- Nhiệm vụ hoặc phạm vi công việc;
- Người ký xác nhận;
- Ngày cấp tài liệu.
Một lỗi phổ biến là dịch chức danh trong xác nhận kinh nghiệm khác với chức danh trên hợp đồng, quyết định bổ nhiệm hoặc hồ sơ xin phép.
Ví dụ, các chức danh như Director, Manager, Executive Director, General Manager không nên được dịch thay thế cho nhau khi chưa hiểu cơ cấu tổ chức và vai trò thực tế.
Dịch lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe
Lý lịch tư pháp
Tài liệu tư pháp do nước ngoài cấp có thể sử dụng tên gọi khác nhau như police certificate, criminal record certificate hoặc certificate of no criminal conviction.
Bản dịch cần xác định đúng loại giấy tờ, phạm vi xác nhận và thời điểm cấp. Không nên tự dịch mọi loại giấy xác nhận thành “Phiếu lý lịch tư pháp” nếu chức năng pháp lý của tài liệu không tương đương.
Giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe thường có nhiều thuật ngữ y khoa, kết quả xét nghiệm và thông tin về cơ sở khám.
Bản dịch cần bảo đảm:
- Đúng chỉ số;
- Đúng đơn vị đo;
- Không bỏ sót kết luận;
- Thể hiện rõ ngày khám;
- Ghi nhận đầy đủ bác sĩ, cơ sở và dấu xác nhận;
- Không tự diễn giải kết quả y khoa.
Trường hợp tài liệu có chữ viết tay hoặc dấu mờ, đơn vị dịch cần yêu cầu bản scan rõ hơn thay vì suy đoán nội dung.
Tài liệu nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không thể khẳng định mọi giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ giấy phép lao động đều bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự.
Yêu cầu phụ thuộc vào:
- Loại giấy tờ;
- Quốc gia cấp;
- Điều ước quốc tế có liên quan;
- Quy định miễn hợp pháp hóa;
- Cơ quan tiếp nhận;
- Trường hợp hồ sơ thực tế.
Một số giấy tờ do nước ngoài cấp có thể phải hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch. Một số trường hợp khác có thể được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định riêng.
Doanh nghiệp không nên tự dịch và chứng thực ngay khi chưa xác định đúng trình tự. Nếu tài liệu thuộc diện phải hợp pháp hóa, việc thực hiện sai thứ tự có thể khiến hồ sơ phải xử lý lại.
Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Hồ sơ và thủ tục cần biết
Dịch giấy phép lao động có cần công chứng không?
Bản dịch có cần công chứng hoặc chứng thực hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng và yêu cầu của nơi tiếp nhận.
| Hình thức bản dịch | Trường hợp phù hợp |
| Bản dịch thường | Dùng nội bộ hoặc tham khảo |
| Bản dịch song ngữ | Doanh nghiệp cần đối chiếu và lưu trữ |
| Bản dịch chứng thực | Nộp hồ sơ hành chính khi được yêu cầu |
| Bản dịch tài liệu đã hợp pháp hóa | Tài liệu nước ngoài thuộc diện phải hợp pháp hóa |
| Bản dịch có xác nhận riêng | Nộp cho cơ quan hoặc tổ chức nước ngoài |
Khi dịch tài liệu phục vụ hồ sơ hành chính tại Việt Nam, doanh nghiệp thường cần bản tiếng Việt và hình thức xác nhận phù hợp. Tuy nhiên, không nên sử dụng thuật ngữ “dịch công chứng” như một yêu cầu áp dụng tự động cho mọi loại giấy tờ.
Khách hàng nên cung cấp checklist hoặc yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để Dịch Thuật AHA xác định phương án phù hợp.
Bảng giá dịch thuật giấy phép lao động
Chi phí dịch phụ thuộc ngôn ngữ, số lượng trang, lượng chữ, độ phức tạp và hình thức bản dịch.
Bảng giá tham khảo
| Hạng mục dịch thuật | Đơn vị tính | Giá tham khảo |
| Dịch giấy phép lao động sang tiếng Anh | Trang | Liên hệ theo tài liệu |
| Dịch giấy phép lao động sang ngôn ngữ khác | Trang | Liên hệ theo ngôn ngữ |
| Dịch hộ chiếu và giấy tờ nhân thân | Trang | Liên hệ |
| Dịch bằng cấp, chứng chỉ | Trang | Liên hệ theo định dạng |
| Dịch xác nhận kinh nghiệm | Trang | Liên hệ theo độ dài |
| Dịch quyết định bổ nhiệm | Trang | Liên hệ |
| Dịch lý lịch tư pháp | Trang | Liên hệ theo quốc gia cấp |
| Dịch giấy khám sức khỏe | Trang | Liên hệ theo nội dung |
| Dịch hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc | Trang | Liên hệ theo số từ |
| Công chứng hoặc chứng thực bản dịch | Bản | Báo theo yêu cầu thực tế |
| Dịch gấp hồ sơ work permit | Hồ sơ | Báo sau khi kiểm tra |
Bảng giá trên mang tính tham khảo và chưa phải báo giá cuối cùng. Chi phí thực tế phụ thuộc cặp ngôn ngữ, số trang, mật độ chữ, chất lượng bản scan, mức độ chuyên ngành, số lượng bản chứng thực và thời gian bàn giao.
Khách hàng nên gửi toàn bộ file scan để Dịch Thuật AHA kiểm tra khối lượng, xác định tài liệu trùng lặp và báo giá theo hồ sơ thực tế.
Xem thêm: Bảng giá dịch thuật tại Dịch Thuật AHA
Yêu cầu đối với bản dịch giấy phép lao động
Một bộ bản dịch phục vụ hồ sơ work permit cần đáp ứng các nguyên tắc sau.
Thống nhất họ tên với hộ chiếu
Họ tên trên bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe cần được đối chiếu với hộ chiếu.
Nếu tài liệu sử dụng cách viết tên khác nhau, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin để biên dịch viên thống nhất cách thể hiện hoặc ghi chú phù hợp.
Dịch chính xác chức danh
Chức danh là dữ liệu quan trọng để đánh giá sự phù hợp giữa kinh nghiệm và vị trí xin phép.
Không nên dịch chức danh theo hướng nâng cấp vai trò hoặc làm thay đổi cấp quản lý của người lao động.
Thống nhất ngày tháng
Ngày bắt đầu và kết thúc công việc, ngày cấp bằng, ngày khám sức khỏe và ngày cấp giấy tờ cần được kiểm tra kỹ.
Đối với các định dạng dễ nhầm, nên viết tháng bằng chữ nếu phù hợp với ngôn ngữ đích.
Không bỏ sót dấu và ghi chú
Bản dịch cần thể hiện:
- Con dấu;
- Chữ ký;
- Mã tài liệu;
- Ghi chú viết tay;
- Nội dung mặt sau;
- Dấu xác nhận;
- Phần không đọc được.
Không tự sửa nội dung gốc
Nếu tài liệu ghi sai tên, ngày hoặc chức danh, người dịch không được tự điều chỉnh. Doanh nghiệp cần làm rõ với cơ quan cấp hoặc chuẩn bị tài liệu giải trình.
Quy trình dịch thuật giấy phép lao động tại Dịch Thuật AHA
Phần dịch thuật được triển khai theo bốn bước chính:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra
Khách hàng gửi bản scan rõ nét, cho biết ngôn ngữ, mục đích sử dụng, loại thủ tục và thời hạn.
Bước 2: Báo giá và xác nhận hình thức
Dịch Thuật AHA kiểm tra số trang, nội dung, yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc hợp pháp hóa để báo giá.
Bước 3: Dịch và hiệu đính
Biên dịch viên xử lý tài liệu, sau đó rà soát họ tên, chức danh, ngày tháng, số giấy tờ và thuật ngữ chuyên môn.
Bước 4: Hoàn thiện và bàn giao
Bản dịch được hoàn tất theo hình thức đã thống nhất. Khách hàng có thể nhận bản mềm, bản giấy hoặc cả hai.
Dịch hồ sơ giấy phép lao động mất bao lâu?
Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào:
- Số lượng giấy tờ;
- Cặp ngôn ngữ;
- Độ dài tài liệu;
- Chất lượng bản scan;
- Số lượng bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm;
- Yêu cầu công chứng hoặc chứng thực;
- Tình trạng hợp pháp hóa lãnh sự;
- Thời hạn doanh nghiệp cần nhận.
| Nhóm hồ sơ | Thời gian xử lý |
| Một giấy phép hoặc giấy tờ ngắn | Xác nhận sau khi kiểm tra file |
| Bằng cấp và chứng chỉ | Phụ thuộc bố cục, ngôn ngữ |
| Xác nhận kinh nghiệm nhiều trang | Cần thêm thời gian hiệu đính |
| Bộ hồ sơ work permit đầy đủ | Cần kiểm tra chéo nhiều tài liệu |
| Hồ sơ cần chứng thực | Phụ thuộc lịch xử lý thực tế |
| Hồ sơ gấp | Xác nhận sau khi đánh giá năng lực tiếp nhận |
Doanh nghiệp nên gửi hồ sơ sớm để có thời gian xử lý nếu phát hiện giấy tờ thiếu mặt sau, tên không thống nhất hoặc cần hợp pháp hóa.
Những lỗi thường gặp khi dịch hồ sơ work permit
Họ tên không khớp hộ chiếu
Cùng một người nhưng bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm và hộ chiếu sử dụng nhiều cách viết tên khác nhau.
Dịch sai chức danh
Những chức danh gần nghĩa có thể dẫn đến cách hiểu khác về cấp quản lý hoặc chuyên môn.
Kinh nghiệm không phù hợp vị trí
Bản xác nhận ghi một lĩnh vực nhưng hồ sơ xin phép sử dụng một vị trí khác. Bản dịch không thể tự thay đổi nội dung để khắc phục điểm này.
Bỏ sót nội dung mặt sau
Bằng cấp, chứng chỉ hoặc tài liệu tư pháp có thể có thông tin xác nhận ở mặt sau.
Nhầm ngày và tháng
Định dạng ngày của nước ngoài có thể khác Việt Nam, dẫn đến nhầm thời gian làm việc hoặc ngày cấp.
Dịch trước khi xác định yêu cầu hợp pháp hóa
Thực hiện sai trình tự có thể khiến tài liệu phải dịch hoặc chứng thực lại.
Sử dụng bản dịch máy chưa hiệu đính
Bản dịch tự động dễ sai tên cơ quan, chức danh, chuyên ngành, kết luận y khoa và thuật ngữ pháp lý.
Tự sửa số năm kinh nghiệm
Người dịch không được thay đổi thời gian làm việc để đáp ứng điều kiện của hồ sơ.
Vì sao nên dịch trọn bộ hồ sơ tại một đơn vị?
Bộ hồ sơ giấy phép lao động thường có nhiều tài liệu do các cơ quan và doanh nghiệp khác nhau cấp.
Việc dịch trọn bộ tại cùng một đơn vị giúp:
- Thống nhất họ tên;
- Đồng nhất tên doanh nghiệp;
- Dùng nhất quán chức danh;
- Đối chiếu bằng cấp với kinh nghiệm;
- Hạn chế sai ngày tháng;
- Quản lý thuật ngữ chuyên môn;
- Thuận tiện khi cần bổ sung;
- Dễ lưu trữ bản mềm và bản giấy.
Với bản dịch đã được thực hiện trước đó, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hiệu đính bản dịch để kiểm tra mức độ thống nhất trước khi quyết định dịch lại.
Dịch Thuật AHA nhận dịch những tài liệu nào?
Dịch Thuật AHA tiếp nhận dịch:
- Giấy phép lao động;
- Hộ chiếu;
- Bằng đại học;
- Bằng nghề và chứng chỉ;
- Xác nhận kinh nghiệm;
- Quyết định bổ nhiệm;
- Lý lịch tư pháp;
- Giấy khám sức khỏe;
- Văn bản cử sang Việt Nam;
- Hợp đồng lao động;
- Hợp đồng dịch vụ;
- Giấy đăng ký kinh doanh;
- Hồ sơ cấp mới, cấp lại và gia hạn;
- Tài liệu chứng minh không thuộc diện cấp giấy phép.
Đối với bộ hồ sơ sử dụng nhiều ngôn ngữ, khách hàng có thể tham khảo dịch vụ dịch thuật đa ngôn ngữ hơn 50 ngôn ngữ.
Phạm vi hỗ trợ
Dịch Thuật AHA tập trung vào:
- Chuyển ngữ chính xác;
- Kiểm tra sự thống nhất của dữ liệu;
- Hiệu đính thuật ngữ;
- Dàn trang bản dịch;
- Hỗ trợ hình thức công chứng hoặc chứng thực phù hợp;
- Bảo mật thông tin cá nhân và doanh nghiệp;
- Báo rõ tiến độ và chi phí.
Đơn vị dịch thuật không thay thế cơ quan cấp phép hoặc đơn vị tư vấn pháp lý. Việc hồ sơ có được chấp thuận hay không còn phụ thuộc điều kiện của người lao động, người sử dụng lao động và kết quả xem xét của cơ quan có thẩm quyền.
Cần chuẩn bị gì trước khi gửi hồ sơ dịch?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Bản scan đủ bốn góc của từng tài liệu.
- Cả mặt trước và mặt sau.
- Trang thông tin hộ chiếu của người lao động.
- Vị trí công việc dự kiến.
- Tên doanh nghiệp sử dụng lao động.
- Checklist hoặc yêu cầu từ đơn vị thực hiện thủ tục.
- Thời hạn cần nhận.
- Số lượng bản dịch và bản chứng thực.
- Thông tin về tình trạng hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bản dịch cũ nếu cần giữ thống nhất thuật ngữ.
Khách hàng không nên gửi ảnh bị lóa, cắt góc hoặc nén quá mạnh vì có thể làm mất số hiệu, dấu và chữ ký.
FAQ về dịch thuật giấy phép lao động
Dịch thuật giấy phép lao động gồm những tài liệu nào?
Dịch vụ có thể bao gồm dịch giấy phép đã được cấp hoặc dịch bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và tài liệu phục vụ hồ sơ work permit.
Dịch giấy phép lao động có cần công chứng không?
Yêu cầu phụ thuộc mục đích sử dụng và cơ quan tiếp nhận. Tài liệu dùng nội bộ có thể chỉ cần bản dịch thường, trong khi hồ sơ hành chính có thể cần chứng thực phù hợp.
Bằng cấp nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Một số tài liệu có thể phải hợp pháp hóa, trừ trường hợp được miễn theo quy định áp dụng. Cần kiểm tra quốc gia cấp, loại giấy tờ và yêu cầu hồ sơ thực tế.
Dịch hồ sơ work permit mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc số trang, ngôn ngữ, độ phức tạp, chất lượng bản scan và yêu cầu chứng thực hoặc hợp pháp hóa.
Có thể gửi bản scan để báo giá không?
Có. Bản scan cần rõ nét, đầy đủ các mặt và không bị che mất nội dung.
Giá dịch giấy phép lao động bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc cặp ngôn ngữ, số trang, lượng chữ, định dạng, hình thức xác nhận và thời hạn. Dịch Thuật AHA cần kiểm tra file trước khi báo giá chính xác.
Hồ sơ của chuyên gia cần dịch giấy tờ gì?
Thông thường có thể phát sinh bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến. Thành phần chính xác cần căn cứ quy định hiện hành và trường hợp hồ sơ.
Người làm việc dưới 90 ngày có cần giấy phép không?
Một số nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm có thể thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép, nhưng vẫn có thể phải thực hiện thông báo theo quy định.
Thay đổi vị trí công việc có cần xin giấy phép mới không?
Theo hướng dẫn áp dụng Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc ghi trên giấy phép, dù không thay đổi người sử dụng lao động, có thể phải xin cấp giấy phép mới.
Dịch Thuật AHA có quyết định hồ sơ được cấp giấy phép không?
Không. Dịch Thuật AHA hỗ trợ về ngôn ngữ, hiệu đính và hình thức bản dịch. Quyết định cấp phép thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Kết luận
Dịch thuật giấy phép lao động không chỉ là dịch bản work permit đã được cấp mà còn bao gồm xử lý nhiều tài liệu quan trọng trong hồ sơ lao động nước ngoài. Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và văn bản cử sang làm việc cần được chuyển ngữ chính xác, thống nhất với hộ chiếu và vị trí xin phép.
Trước khi dịch, doanh nghiệp cần xác định giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự, hình thức bản dịch nào được yêu cầu và trình tự xử lý phù hợp. Việc dịch trọn bộ tại một đơn vị giúp kiểm soát tốt hơn tên riêng, chức danh, ngày tháng và thuật ngữ chuyên ngành.
Dịch Thuật AHA tiếp nhận file scan để kiểm tra ngôn ngữ, số lượng tài liệu, yêu cầu chứng thực và tiến độ trước khi báo giá. Doanh nghiệp có nhu cầu dịch hồ sơ cấp mới, cấp lại, gia hạn hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thể gửi tài liệu để được rà soát theo hồ sơ thực tế.
Đào Xuân Ánh : chức vụ giám đốc công ty Dịch Thuật AHA, CÔNG TY TNHH DỊCH THUẬT AHA không chỉ nhìn nhận dịch thuật là sự chuyển đổi câu chữ, mà là sứ mệnh phá vỡ mọi giới hạn ngôn ngữ để kết nối những giá trị Việt ra toàn cầu.
